EU-landene har vedtaget en fælles forordning om registrering af persondata. Det betyder at man skal vide hvilke data der er registret om én.

I kolonihaveforeningen "Fjordglimt" registrerer vi følgende om alle medlemmer: Medlemsnummer, navn, adresse, telefonnummer og eventuel email. Desuden registrerer vi hvilken jordlod man lejer og registrering af eventuelle bygninger pr. 2014. Desuden har vi rgistreret hvilke huse, der har en skorsten. Passive medlemmer er registreret uden angivelse af jordlod. Vi har ikke registreret personnumre.

Referat

1. Sct. Hans arrangement (AF)
   1. Taler
      Aftale med Benny Boysen.
   2. Grill
      Hvis udvalgte medlemmer vil påtage sig at arrangere grill og sælge pølser, øl og vand, vil foreningen sponsorere kul. 
   3. Salg af øl
      Se under punkt 2.
   4. Andet salg
      Se punkt 2.
   5. Bål:
      OM påtager sig ansvar for opgaven. AG spørger udvalgte ang heks
   6. Læ for ophold
      OM og SH undersøger og udarbejder forslag.
   7. Lydanlæ
      OSB leverer og opstiller som tidligere.
2. Regnskab (SC)
   1. Honorarer til andre end bestyrelsesmedlemmer
      Fastsættes af bestyrelsen.
   2. Mangler i Vraldhal
      Annika anskaffer efter aftale med kasserer.
      

Desværre måtte vi konstatere at kun nogle få medlemmer havde fundet anledning til at følge bestyrelsens opfordring til at deltage i affalds oprydningen søndag formiddag. Som det ses på billedet blev der dog opsamlet en del, - også meget udover den lille del, der ses på trillebøren. Vejret var fint, så vi nød efterfølgende den annoncerede forfriskning ved Vraldhal med tanker om, at det kunne være dejligt, hvis der var samme tilslutning som til standerhejsningen. Tænk lige på det næste gang vi kalder på hjælp, tak.

Referat

1. Bestyrelsens Konstituering og arbejdsfordeling
   
   • Formand AF:
     Kommunikation intern og ekstern, hushandler, udlejning af Vraldhal
   • Kasserer SC:
     Regnskab og budgetter
   • OM:
     Næstformand, formand for §10 udvalget, kloak, veje.
   • OSB
     Opsyn med legepladsen og Vraldhal
   • SH:
     Vand og kloak.
     Resten af punktet udsættes.
     

1. Valg af dirigent
   Grethe Hestbech blev og valgt.
2. Valg af referent
   Ane-Marie Krabbe blev valgt.
3. Valg af stemmetællere (3)
   Rita Kristensen, have 48, Henning Larsen, have 90, Solvejg Andersen, have 38
4. Formandens beretning (bilag1)

Referat

1. Om referat af bestyrelsesmøder.
   Procedure for affattelse.
   Hvert punkt behandles færdigt på mødet til godkendelse.
   Procedure for arkivering.
   Dokumentet arkiveres digitalt (AF) og i papirform i mappen på kontoret (OSB).